雇主 W-2 提交截止日期：法律要求與財務後果

何時應該由工作單位提供 W-2 表格給離職員工？這個問題在報稅季節對許多員工來說變得迫切。答案很簡單：雇主必須在稅務年度結束後的1月31日之前交付 W-2 表格，但了解其全部意義——從表格內容到不合規的罰則——對雇主與員工都至關重要。

了解 W-2 表格及其用途

W-2，正式名稱為工資與稅款報表，是雇主用來記錄員工薪資與稅款扣繳的官方記錄。此文件提供關鍵資訊，包括整個稅務年度的總收入、獎金、以及其他報酬。

該表格將幾個重要的財務類別細分。收入代表年度內獲得的總薪資。聯邦所得稅扣繳顯示根據稅務選擇從薪資中扣除的金額。社會安全與醫療保險的繳款則分別列出，以確保員工未來能獲得相應的福利。對於在有所得稅的州或市工作的員工，相關的扣繳金額也會被記錄。其他項目可能包括退休計畫供款、透過稅前安排支付的健康保險費用，以及其他福利。

雇主與國稅局（IRS）都會收到此文件的副本。其準確性直接影響個人報稅表是否與 IRS 記錄一致——任何差異都可能引發稅務局的查詢。

法律時程：何時必須交付 W-2 表格

聯邦規定明確規定：雇主必須在次年1月31日前將 W-2 表格送達員工。若該日為週末或假日，截止日則順延至下一個工作日。例如，2023年的稅務年度，必須在2024年1月31日前交付。

此時程的設計是為了讓員工有足夠時間在4月15日的申報截止日前，整理資料並準備報稅。

遲交或未交表格的重大罰款

若工作單位未能遵守 W-2 提交義務，IRS 會施加逐步升高的罰款，且金額會迅速累積。這些罰款是按每份表格計算，且每份表格都需送交 IRS 和每位員工，意味著成本會隨著員工數增加而成倍擴大。

2024 年截止期限的罰款結構包括：

• 遲交30天或更早： $60 每份表格
• 31天至8月1日： $120 每份表格
• 8月1日後或未提交： $310 每份表格
• 故意忽視： $630 每份表格

舉例來說：一間雇用10名員工的公司若延遲到9月才發放 W-2，罰款為 $310 每份表格。由於每位員工會收到一份表格，且 IRS 也會收到一份主表格，總罰款將是 $620 乘以10人——僅罰款就高達6,200美元。IRS 也會對這些罰款收取利息，使總成本大幅增加。

沒有最高罰款上限，意味著大型雇主若有數百名員工，可能面臨巨額的財務風險。

如何取得遺失的 W-2 表格：逐步行動方案

若前雇主在1月底或2月初仍未交付 W-2 表格，員工應採取系統性行動。

直接聯繫雇主是第一步。直接聯絡人力資源或薪資部門，請求將表格寄送到您的現用地址。確認您的郵寄地址或電子郵件，因為寄送到舊地址的表格永遠不會到達。

線上入口也是一個選擇。許多雇主現在提供透過安全數位系統存取 W-2。查詢您的前雇主是否提供此服務，並若有，電子下載您的表格。

向 IRS 求助則在雇主未能協助時適用。撥打 1-800-829-1040，提供您的社會安全號碼、就業日期、根據最後的薪資單估算的收入，以及前雇主的聯絡資訊。IRS 會代表您介入。

當 W-2 表格遲未取得時的申報選項

在4月15日截止日前未收到表格，並不代表完全錯過申報期限。

申請延期可使用表格 4868。這可延長六個月的申報時間，但不延長繳款期限。員工應根據近期的薪資單估算稅款，於4月15日前繳清，待 W-2 到手或從 IRS 取得工資與收入明細（通常在6月或7月）後，再完整提交報稅。

預估申報也是一個選擇。表格 4852（W-2 替代表格）允許員工根據現有資料，使用合理的收入與扣繳估算來申報。若估算與實際 W-2 數字差異較大，日後可能需要修正申報。

若對準確性有疑慮，稅務專業人士能提供指導，幫助員工應對這些複雜情況，並避免未來 IRS 的來信。

總結：何時應由工作單位提供 W-2 表格？一定要在1月31日前，沒有例外。了解這些規定能保護雇主免於巨額罰款，也能避免員工因報稅延誤或錯誤而產生的困擾。