存放銀行對帳單和支票簿的最佳時間表是什麼？

Question

你的桌面上的文件堆越來越多。銀行對帳單、信用卡帳單、取消支票和支票簿一週又一週地堆積。但這裡有個兩難：全部丟掉，可能會在報稅季錯過重要資訊；全部保留，又會讓空間變得雜亂。你該如何找到合適的平衡點？

首先找到合適的存儲方案

在擔心時間線之前，先談談存儲。你需要一個真正適合你的系統。

數位化：我們大多數人已經在這裡了。線上銀行讓你可以在任何有網路的地方存取你的帳單。這些雲端系統通常很安全——公司會使用加密和防火牆來保護你的資料。優點？沒有雜亂，隨時隨地都能存取。缺點？伺服器可能會故障或遭駭，雖然這很少見。

紙本副本：仍有人信任傳統方式。紙本帳單不需要網路，且觸感真實。但如果遺失，就永遠找不回來。如果你堅持要保存紙本，請存放在鎖起來的防火容器中。

混合方式：聰明的做法？掃描重要文件，並將電子檔存放在外接硬碟(密碼保護)，同時將原件存放在保險箱或鎖箱中。這樣可以提供備份冗餘。

在家數位存儲：將副本存放在個人硬碟或電腦上。一定要用強密碼保護——尤其是當硬碟被盜時。

保存期限取決於你保存的內容和原因。

銀行和信用卡帳單：至少保存一年。銀行法律上必須保存五年的記錄，所以如果需要，可以隨時申請較舊的帳單。如果你已經轉為電子帳單，請在安全位置備份數位檔。

與稅務相關的文件：這是稅務局（IRS）關心的部分。稅務局有三到七年的時間來稽查你是否有錯誤。為安全起見，建議保存你的報稅表和所有支持文件七年，包括：

這七年的期限可以在未來幾年內若被稽查時提供保障。

取消支票和支票簿：通常保存一年即可。但如果它們用來支持你的報稅或特定扣除，則應保存七年。如果你的銀行停止提供取消支票(許多銀行都已停止)，請申請副本——他們最多可以提供五年的記錄。

帳單和水電費帳單：一般一個月後就可以丟掉。但如果你申請居家辦公扣除或其他與水電費相關的稅務扣除，則至少要保存三年。

當你需要處理文件時，不要隨意丟進垃圾桶。身份盜賊會積極搜尋被丟棄的文件，尋找你的社會安全號碼、帳號和個人資料。

使用碎紙機。這是防止資料被竊取的最佳方法。將所有文件碎碎裂，包括帳單、舊信用卡和含敏感資料的銀行對帳單。

現代銀行業讓文件管理變得更容易——幾乎一半的美國人已經不再寫支票，紙張雜亂大大減少。然而，無論是管理實體文件還是數位檔案，財務整理仍然很重要。

關鍵在於知道哪些資料該保留，哪些可以丟棄。將你的銀行帳單和支票簿按照這些時間線妥善保存。安全存放——無論是線上、在保險箱，或是結合使用。到處都做好存放準備，當需要丟棄時，負責任地碎紙。

這樣一來，你可以在需要時存取重要的財務資訊，並在可能的稽查中保護自己，同時也能將個人資料避免落入不法之手。