Quan trọng cần biết: Chi phí cố định khác gì với chi phí biến đổi và chúng ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp của bạn

Khi là chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý, việc phân loại chi phí không chỉ là vấn đề kế toán thông thường mà còn là cánh cửa quan trọng dẫn đến các quyết định tài chính chính xác. Việc phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi cùng với hiểu biết về chi phí sản xuất cố định ẩn trong hoạt động sẽ giúp bạn lập kế hoạch tài chính, định giá bán và lên kế hoạch phát triển một cách hợp lý hơn.

Bắt đầu từ nền tảng: Chi phí cố định (Fixed Cost) nghĩa là gì

Nếu nghĩ đơn giản, chi phí cố định (Fixed Cost) là khoản chi mà doanh nghiệp phải trả luôn luôn, bất kể bạn bán được nhiều hay ít. Dù bạn sản xuất bán phần hay toàn bộ công suất, các chi phí này vẫn tồn tại để bạn thanh toán.

Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần biết đến chi phí sản xuất cố định, vì nó là gánh nặng mà nhà quản lý phải quản lý một cách hệ thống, ví dụ như tiền thuê nhà xưởng sẽ cố định dù bạn sản xuất 100 hay 1.000 sản phẩm. Các chi phí cố định này có đặc điểm chính:

Không thay đổi theo khối lượng sản xuất - Dù bạn tăng hay giảm sản lượng, chi phí cố định vẫn giữ nguyên

Là quyết định dài hạn - Chi phí cố định liên quan đến hợp đồng hoặc nghĩa vụ dài hạn, như hợp đồng thuê, hợp đồng lao động, mà không dễ dàng thay đổi

Chi phí cố định gồm những gì: danh mục bạn phải trả hàng tháng

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị cho các chi phí cố định sau:

Tiền thuê mặt bằng - Dù bạn đang trong quá trình cải tiến quy trình hay mở rộng sản xuất, tiền thuê vẫn giữ nguyên

Lương nhân viên - Lương nhân viên cố định hoặc các chi phí sản xuất cố định liên quan đến nhân sự, phải trả định kỳ bất kể doanh thu hay khối lượng sản xuất

Các khoản bảo hiểm - Bảo hiểm doanh nghiệp, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm, v.v… là các khoản chi dự đoán được và cố định

Chi phí khấu hao thiết bị - Máy móc và thiết bị bạn mua khi bắt đầu kinh doanh sẽ có giá trị khấu hao cố định theo năm

Lãi vay - Nếu bạn vay vốn để đầu tư, lãi vay hàng năm cũng sẽ là số cố định

Việc quản lý hiệu quả các chi phí sản xuất cố định này được xem là kỹ năng cốt lõi của nhà quản lý, vì nó quyết định doanh nghiệp cần bán bao nhiêu để không bị lỗ.

Bây giờ hãy xem phía bên kia: Chi phí biến đổi (Variable Cost) là gì

Ngược lại với chi phí cố định, chi phí biến đổi (Variable Cost) là khoản chi “nhảy múa theo nhịp điệu” của quá trình sản xuất. Khi bạn sản xuất nhiều hơn, chi phí biến đổi tăng lên; khi sản xuất ít hơn, chi phí biến đổi giảm theo tỷ lệ.

Đặc điểm chính của chi phí biến đổi:

Thay đổi theo khối lượng sản xuất - Là các chi phí linh hoạt hơn, giúp nhà quản lý dễ kiểm soát hơn

Có rủi ro thấp hơn - Bạn có thể giảm chi phí biến đổi khi giảm sản lượng, khác với chi phí cố định vốn đã cố định sẵn

Chi phí biến đổi gồm những gì: chi phí tăng theo sản lượng

Ví dụ về các chi phí biến đổi mà chủ doanh nghiệp thường gặp:

Nguyên vật liệu và thành phần - Sản xuất nhiều hơn, cần mua nhiều nguyên liệu hơn

Tiền lương trực tiếp - Khi sản xuất nhiều hơn, cần tuyển thêm nhân viên hoặc làm thêm giờ, tiền lương tăng lên

Chi phí năng lượng - Máy móc tiêu thụ nhiều điện hơn khi sản xuất nhiều, ảnh hưởng đến hóa đơn điện và nước

Chi phí đóng gói và vận chuyển - Bán nhiều hơn, cần đóng gói và vận chuyển nhiều hơn, các chi phí này tăng theo tỷ lệ

Hoa hồng - Nếu đội bán hàng của bạn nhận hoa hồng theo doanh số, chi phí này sẽ biến đổi theo doanh thu

Vì chi phí biến đổi linh hoạt, nhà quản lý có thể tìm cách giảm chi phí này, ví dụ như đàm phán với nhà cung cấp hoặc cải tiến quy trình sản xuất.

Sự khác biệt giữa hai loại: quan trọng đến mức nào

Hiểu rõ sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi quyết định 3 vấn đề quan trọng:

Lập kế hoạch điểm hòa vốn - Chi phí cố định cao, nghĩa là bạn cần bán nhiều để đạt điểm hòa vốn. Trong khi đó, chi phí biến đổi cao, điểm hòa vốn có thể thấp hơn nhưng lợi nhuận trên mỗi đơn vị sẽ thấp hơn

Rủi ro - Doanh nghiệp có chi phí cố định cao sẽ rủi ro hơn vì vẫn phải trả dù không có doanh thu. Doanh nghiệp có chi phí biến đổi cao linh hoạt hơn

Chiến lược đầu tư - Công ty có chi phí cố định cao (như nhà máy) có thể quyết định đầu tư vào các cơ chế tự động để giảm chi phí lao động biến đổi trong tương lai

Cách cải thiện cấu trúc chi phí của bạn

Phân tích chi phí sản xuất cố định là bước đầu tiên. Tiếp theo là các cách cải thiện:

Giảm chi phí cố định - Đàm phán với chủ nhà để giảm tiền thuê hoặc xem xét làm việc từ xa một phần

Tăng hiệu quả chi phí biến đổi - Đàm phán với nhà cung cấp để mua số lượng lớn hơn và giảm giá trên mỗi đơn vị

Điều chỉnh cân đối - Đôi khi đầu tư vào chi phí cố định (như máy móc) có thể giúp giảm chi phí biến đổi (như tiền công) nhiều hơn

Tóm lại: Tại sao điều này lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn

Hiểu rõ chi phí cố định và chi phí biến đổi cùng với quản lý chi phí sản xuất cố định không chỉ là vấn đề kế toán mà còn là nghệ thuật quản trị thực sự. Nó giúp bạn:

• Đặt giá bán cạnh tranh mà vẫn có lợi nhuận
• Lập kế hoạch sản xuất và phân bổ nguồn lực thông minh
• Dự đoán điểm hòa vốn và mục tiêu doanh số
• Xác định cơ hội giảm chi phí
• Ra quyết định đầu tư mới dựa trên dữ liệu

Nhà quản lý hiểu rõ điều này sẽ có lợi thế cạnh tranh và xây dựng sự ổn định tài chính lâu dài cho doanh nghiệp