Hiểu về Lịch trình W-2 của Bạn: Khi Nơi Làm Việc của Bạn Nên Gửi và Những Điều Gặp Phải Nếu Họ Không Gửi

2026-01-04 16:21:40

Mùa thuế có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt khi bạn đang chờ đợi các tài liệu cần thiết từ nhà tuyển dụng cũ. Nếu bạn đã nghỉ việc trong năm, việc hiểu rõ khi nào nhà tuyển dụng cũ phải gửi W-2 của bạn và các khoản phạt áp dụng cho việc không tuân thủ là điều quan trọng để nộp thuế đúng hạn.

Mẫu W-2: Nền tảng Thuế của Bạn

Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và thuế, là nền tảng của tờ khai thuế của bạn. Nhà tuyển dụng sử dụng tài liệu này để báo cáo thu nhập và số thuế bị giữ lại cho bạn và IRS. Mẫu này ghi lại một số thông tin quan trọng:

Chi tiết về thu nhập phản ánh tổng lương, tiền lương, tiền tip và các khoản thu nhập khác trong suốt năm. Thông tin giữ thuế cho thấy số thuế thu nhập liên bang đã bị trừ dựa trên các lựa chọn W-4 của bạn. Mẫu cũng ghi lại các đóng góp vào quỹ An sinh xã hội và Medicare, đảm bảo quyền lợi trong tương lai của bạn. Nếu bạn làm việc ở bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, các khoản giữ thuế đó cũng xuất hiện ở đây. Ngoài ra, W-2 còn ghi lại các đóng góp hưu trí và phí bảo hiểm y tế đã trả qua các khoản khấu trừ trước thuế.

Độ chính xác của thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến việc nộp thuế của bạn. Bất kỳ sự không khớp nào giữa thu nhập báo cáo và dữ liệu W-2 sẽ gây ra cuộc điều tra của IRS.

Khi nào Nhà Tuyển Dụng Gửi W-2? Hạn chót quan trọng

IRS quy định rõ hạn chót: nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Thời gian này áp dụng cho tất cả các nhà tuyển dụng trên toàn quốc, đảm bảo người lao động có đủ thời gian chuẩn bị và nộp tờ khai thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

Đối với năm thuế 2023, tất cả W-2 nên đã được gửi qua bưu điện hoặc truyền điện tử trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Hạn chót ngày 31 tháng 1 này là không thể thương lượng, và các nhà tuyển dụng bỏ lỡ sẽ phải đối mặt với hậu quả nghiêm trọng.

Nếu Bạn Chưa Nhận Được W-2?

Nếu đã quá hạn và W-2 của bạn chưa đến, hãy hành động ngay lập tức.

Liên hệ trực tiếp với bộ phận lương hoặc nhân sự của nhà tuyển dụng cũ. Yêu cầu mẫu và xác nhận địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn. Nếu bạn đã chuyển chỗ kể từ khi nghỉ việc, W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ. Hãy hỏi dự kiến ngày giao hàng.

Kiểm tra các tùy chọn gửi điện tử. Nhiều nhà tuyển dụng hiện cung cấp cổng trực tuyến an toàn để nhân viên tải xuống W-2 của mình. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, hãy đăng nhập và lấy mẫu trực tiếp.

Liên hệ IRS nếu nhà tuyển dụng không phản hồi. Gọi số 1-800-829-1040 cung cấp thông tin cá nhân, thông tin nhà tuyển dụng, ngày làm việc, và ước tính thu nhập cùng số thuế đã giữ lại từ phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sẽ theo dõi với nhà tuyển dụng cũ của bạn thay mặt bạn.

Nộp thuế mà không chờ đợi nếu đến hạn ngày 15 tháng 4. Bạn có hai lựa chọn: yêu cầu gia hạn sáu tháng bằng mẫu 4868 ( gia hạn thời gian nộp nhưng không gia hạn thời gian thanh toán—ước tính thuế và thanh toán trước ngày 15 tháng 4), hoặc nộp bằng mẫu 4852, là bản thay thế W-2 cho phép bạn ước tính thu nhập và số thuế đã giữ lại. Lưu ý rằng sự chênh lệch lớn giữa ước tính của bạn và W-2 thực tế có thể yêu cầu bạn nộp tờ khai sửa sau này. Làm việc với chuyên gia thuế có thể giúp bạn xử lý chính xác tình huống này.

Phạt Nhà Tuyển Dụng: Chi phí của việc Không Tuân Thủ

Nhà tuyển dụng không gửi đúng hạn hoặc không gửi mẫu W-2 sẽ phải đối mặt với các khoản phạt tài chính lớn không giới hạn. Đối với năm 2024, cấu trúc phạt là:

Chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
Chậm từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
Phạm tội cố ý bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Các khoản phạt này áp dụng cho mỗi mẫu gửi cho IRS và mỗi bản sao gửi cho nhân viên. Một công ty có 10 nhân viên nộp vào tháng 9 sẽ phải đối mặt với khoản phạt 6.200 đô la ($310 × 2 bản sao × 10 nhân viên), cộng thêm lãi suất làm tăng tổng chi phí đáng kể.

Mức độ nghiêm trọng của các khoản phạt này thúc đẩy nhà tuyển dụng tuân thủ hạn chót ngày 31 tháng 1. Kết hợp với các khoản lãi của IRS, gánh nặng tài chính đối với các doanh nghiệp không tuân thủ có thể tăng nhanh, khiến việc phân phối W-2 đúng hạn trở thành ưu tiên kinh doanh thay vì việc bỏ qua.

Hiểu rõ các mốc thời gian và yêu cầu này giúp bảo vệ quá trình khai thuế của bạn và đảm bảo nhà tuyển dụng của bạn thực hiện nghĩa vụ pháp lý của họ.

Xem bản gốc

Trang này có thể chứa nội dung của bên thứ ba, được cung cấp chỉ nhằm mục đích thông tin (không phải là tuyên bố/bảo đảm) và không được coi là sự chứng thực cho quan điểm của Gate hoặc là lời khuyên về tài chính hoặc chuyên môn. Xem Tuyên bố từ chối trách nhiệm để biết chi tiết.