Hạn chót nộp W-2 của nhà tuyển dụng: Yêu cầu pháp lý và hậu quả tài chính

Khi nào các công việc dự kiến sẽ phát hành mẫu W-2 cho nhân viên nghỉ việc? Câu hỏi này trở nên cấp bách đối với nhiều người lao động trong mùa nộp thuế. Câu trả lời rõ ràng: các nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 của năm sau thuế, nhưng việc hiểu rõ toàn bộ ý nghĩa — từ nội dung của mẫu đến các hình phạt khi không tuân thủ — là điều cần thiết cho cả nhà tuyển dụng và người lao động.

Hiểu về mẫu W-2 và mục đích của nó

Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế Thu Nhập, là hồ sơ chính thức mà nhà tuyển dụng sử dụng để ghi lại khoản thù lao của nhân viên và các khoản thuế bị giữ lại. Tài liệu này cung cấp thông tin quan trọng bao gồm tổng số tiền lương, tiền thưởng, và các khoản thù lao khác trong suốt năm thuế.

Mẫu này phân chia các danh mục tài chính chính. Thu nhập thể hiện tổng số tiền nhận được trong năm. Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ cho thấy chính xác số tiền bị trừ khỏi lương dựa trên các lựa chọn thuế. Các khoản đóng góp An sinh Xã hội và Medicare được ghi rõ ràng để đảm bảo người lao động nhận được quyền lợi phù hợp cho các khoản phúc lợi trong tương lai. Đối với những người làm việc tại các bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, các khoản khấu trừ tương ứng cũng được ghi lại. Các mục bổ sung có thể ghi nhận các khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế trả qua các khoản tiền trước thuế, và các khoản phúc lợi khác.

Cả nhà tuyển dụng và IRS đều nhận bản sao của tài liệu này. Độ chính xác của nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc các bản khai thuế của cá nhân có khớp với hồ sơ của IRS hay không — bất kỳ sai lệch nào cũng có thể gây ra các cuộc điều tra của cơ quan thuế.

Thời hạn pháp lý: Khi nào các công việc bắt buộc phát hành mẫu W-2

Các quy định liên bang quy định rõ hạn chót: nhà tuyển dụng phải đảm bảo mẫu W-2 đến tay nhân viên không muộn hơn ngày 31 tháng 1 của năm sau. Khi ngày này rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Ví dụ, mẫu thuế năm 2023 yêu cầu gửi trước ngày 31 tháng 1 năm 2024.

Thời gian này cố ý tạo điều kiện cho người lao động có đủ thời gian trước hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 để thu thập tài liệu và chuẩn bị hồ sơ khai thuế của mình.

Các hình phạt tài chính đáng kể cho việc chậm trễ hoặc thiếu mẫu

Khi các công việc không đáp ứng nghĩa vụ gửi mẫu W-2, IRS sẽ áp dụng các khoản phạt tăng dần nhanh chóng. Các khoản phạt này tính theo từng mẫu, với các bản sao riêng gửi tới IRS và từng nhân viên, nghĩa là chi phí sẽ nhân lên theo số lượng nhân viên trong công ty.

Cấu trúc phạt hiện tại cho hạn chót năm 2024 bao gồm:

• Chậm hơn 30 ngày hoặc ít hơn: $60 mỗi mẫu
• Từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 mỗi mẫu

Ví dụ thực tế: một công ty có 10 nhân viên chậm trễ phát hành W-2 đến tháng 9 sẽ phải chịu $310 mỗi mẫu. Vì mỗi nhân viên nhận một mẫu và IRS nhận một bản tổng hợp, tổng số tiền phạt sẽ là $620 nhân với 10 nhân viên — tổng cộng là 6.200 đô la chỉ riêng tiền phạt. IRS còn tính lãi trên các khoản phạt này, đẩy tổng chi phí lên cao hơn nhiều.

Không có giới hạn tối đa cho các khoản phạt, nghĩa là các nhà tuyển dụng lớn với hàng trăm nhân viên có thể đối mặt với khoản nợ tài chính khổng lồ.

Cách lấy lại mẫu W-2 bị mất: Kế hoạch hành động từng bước

Nếu nhà tuyển dụng cũ chưa gửi mẫu W-2 trước cuối tháng 1 hoặc đầu tháng 2, người lao động nên thực hiện các bước có hệ thống.

Liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng là bước đầu tiên. Liên hệ bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương trực tiếp, yêu cầu gửi mẫu đến địa chỉ hiện tại của bạn. Xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email của bạn, vì các mẫu gửi đến thông tin cũ sẽ không đến nơi.

Cổng trực tuyến cung cấp một phương án khác. Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp quyền truy cập W-2 qua các hệ thống số an toàn. Kiểm tra xem nhà tuyển dụng cũ của bạn có dịch vụ này không và lấy mẫu của bạn qua mạng nếu có thể.

Hỗ trợ của IRS trở nên cần thiết khi các nỗ lực của nhà tuyển dụng không thành công. Gọi số 1-800-829-1040 cung cấp số an sinh xã hội, ngày làm việc, ước tính thu nhập dựa trên các phiếu lương cuối cùng, và thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng cũ. IRS sẽ can thiệp thay bạn.

Các lựa chọn nộp thuế khi không thể lấy được mẫu W-2

Việc gần đến hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 mà chưa nhận được mẫu không có nghĩa là bạn bỏ lỡ hạn nộp.

Yêu cầu gia hạn có thể nộp bằng Mẫu 4868. Mẫu này cho phép gia hạn thêm sáu tháng để nộp, nhưng không gia hạn thời hạn thanh toán thuế. Người nộp thuế nên ước tính nghĩa vụ thuế dựa trên các phiếu lương gần nhất và thanh toán số tiền đó trước ngày 15 tháng 4, sau đó nộp đầy đủ hồ sơ khi có mẫu W-2 hoặc khi lấy được Bản sao Thu nhập và Lương từ IRS (thường vào tháng 6 hoặc tháng 7).

Nộp tạm tính là một lựa chọn khác. Mẫu 4852 (Thay thế Mẫu W-2) cho phép người nộp thuế khai thuế dựa trên ước tính hợp lý về thu nhập và số thuế đã khấu trừ dựa trên hồ sơ có sẵn. Sự chênh lệch lớn giữa ước tính và số liệu thực tế có thể yêu cầu sửa đổi hồ sơ sau này.

Các chuyên gia thuế có thể cung cấp hướng dẫn nếu có lo ngại về độ chính xác, giúp người nộp thuế xử lý các tình huống phức tạp này và tránh các thư từ của IRS trong tương lai.

Tóm lại: khi nào các công việc dự kiến sẽ phát hành mẫu W-2? Trước ngày 31 tháng 1, không ngoại lệ. Hiểu rõ các yêu cầu này giúp bảo vệ cả nhà tuyển dụng khỏi các khoản phạt lớn và người lao động khỏi việc chậm nộp thuế hoặc khai sai.