Терміни подання форми W-2 роботодавцем: юридичні вимоги та фінансові наслідки

Коли роботи мають надати форми W-2 звільненим працівникам? Це питання стає особливо актуальним для багатьох працівників під час податкового сезону. Відповідь проста: роботодавці зобов’язані надати форми W-2 до 31 січня наступного за податковим роком, але розуміння всіх наслідків — від того, що міститься у формі, до штрафів за невиконання — важливе як для роботодавців, так і для працівників.

Розуміння форми W-2 та її призначення

Форма W-2, офіційно відома як Звіт про заробітну плату та податки, є офіційним документом, який роботодавці використовують для фіксації компенсації працівників та утриманих податків. Цей документ містить важливу інформацію, зокрема загальну суму заробітку, чайові та інші види винагород за податковий рік.

Форма розбиває кілька ключових фінансових категорій. Заробіток — це загальна сума компенсації за рік. Утриманий федеральний податок на доходи показує, скільки було утримано з зарплати відповідно до податкових виборів. Внески до Соціального страхування та Медікер — окремо, щоб працівники отримували належний кредит для майбутніх виплат. Для тих, хто працює у штатах або муніципалітетах з податком на доходи, відповідні суми утримань також документуються. Додаткові записи можуть включати внески до пенсійних планів, страхові премії за медичне страхування, сплачені через попередньо оподатковані договори, та інші додаткові пільги.

Як роботодавець, так і IRS отримують копії цієї документації. Її точність безпосередньо впливає на відповідність податкових декларацій працівників записам IRS — будь-які розбіжності можуть спричинити запити від агентства.

Законодавчі терміни: коли роботи зобов’язані надати форми W-2

Федеральні норми встановлюють чіткий термін: роботодавці повинні забезпечити отримання форм W-2 працівниками не пізніше 31 січня наступного року. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Наприклад, форми за 2023 рік потрібно було надати до 31 січня 2024.

Цей графік навмисно створений так, щоб працівники мали достатньо часу до дедлайну подання 15 квітня для збору документів і підготовки декларацій.

Значні фінансові штрафи за запізнення або відсутність форм

Якщо роботодавці не виконують зобов’язання щодо подання форм W-2, IRS застосовує зростаючі штрафи, які швидко накопичуються. Ці штрафи стягуються за кожну форму, причому окремі копії надсилаються як IRS, так і кожному працівнику, що збільшує загальні витрати.

Поточна структура штрафів для дедлайнів 2024 року включає:

• 30 днів або менше запізнення: $60 за форму
• З 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або неподача: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Практичний приклад: компанія, яка має 10 працівників і затримує роздачу W-2 до вересня, стикнеться з штрафом $310 за форму. Оскільки кожен працівник отримує одну форму, а IRS — одну головну форму, це становить $620 , помножене на 10 працівників — всього $6,200 лише штрафів. Крім того, IRS нараховує відсотки на ці штрафи, що значно збільшує загальні витрати.

Максимального обмеження штрафів не існує, тому великі роботодавці з сотнями працівників можуть стикнутися з потенційно величезними фінансовими зобов’язаннями.

Відновлення відсутніх форм W-2: покроковий план дій

Якщо попередній роботодавець не надіслав форму W-2 наприкінці січня або на початку лютого, працівники повинні діяти систематично.

Безпосередній контакт з роботодавцем — перший крок. Зв’яжіться безпосередньо з відділом кадрів або бухгалтерії, попросивши надіслати форму на вашу актуальну адресу. Перевірте свою поштову або електронну адресу, оскільки форми, надіслані за застарілими даними, ніколи не надійдуть.

Онлайн-портали пропонують альтернативу. Багато роботодавців тепер надають доступ до W-2 через захищені цифрові системи. Перевірте, чи ваш колишній роботодавець пропонує цю послугу, і отримайте форму електронним шляхом, якщо вона доступна.

Допомога IRS стає актуальною, коли зусилля роботодавця не дають результату. Зателефонуйте за номером 1-800-829-1040, маючи свій номер соціального страхування, дати працевлаштування, орієнтовний заробіток на основі останніх платіжних відомостей і контактну інформацію колишнього роботодавця. IRS втрутиться від вашого імені.

Варіанти подання, якщо форми W-2 залишаються недосяжними

Якщо до 15 квітня ви не отримали форми, це не означає, що ви пропустили термін подання.

Заяви на продовження можна подати за допомогою форми 4868. Це дає додаткові шість місяців для подання, але не подовжує терміни сплати. Працівники повинні оцінити свої податкові зобов’язання за останніми платіжками і сплатити їх до 15 квітня, а потім подати повну декларацію, коли форма W-2 надійде або коли буде отримано Відомість про доходи та утримання з IRS (зазвичай до червня або липня).

Попереднє подання — ще один варіант. Форма 4852 (Заміна форми W-2) дозволяє працівникам подавати декларації, використовуючи обґрунтовані оцінки доходу та утримань на основі доступних записів. Значні розбіжності між оцінками та фактичними даними W-2 можуть вимагати подання виправлених декларацій пізніше.

Податкові фахівці можуть надати рекомендації, якщо виникають питання щодо точності, допомагаючи працівникам орієнтуватися у цих складних ситуаціях і захистити себе від майбутніх запитів IRS.

Основне: коли роботи мають надати форми W-2? До 31 січня — без винятків. Розуміння цих вимог захищає як роботодавців від значних штрафів, так і працівників — від затримок або неточностей у податковій декларації.