Понимание вашего графика получения формы W-2: когда ваш работодатель должен отправить ее и что произойдет, если он этого не сделает

Налоговый сезон может казаться ошеломляющим, особенно когда вы ожидаете важные документы от вашего предыдущего работодателя. Если вы уволились в течение года, важно понять, когда ваш бывший работодатель обязан отправить вам форму W-2 и какие штрафы применяются за несоблюдение требований, чтобы подать налоговую декларацию вовремя.

Форма W-2: основа вашего налогового отчета

Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», является основой вашей налоговой декларации. Ваш работодатель использует этот документ для отчета о ваших доходах и удержанных налогах как для вас, так и для IRS. В форме указано несколько важных данных:

Детали компенсации отражают ваши общие заработки, зарплату, чаевые и другие доходы за год. Ваша информация о налоговых удержаниях показывает, сколько федерального подоходного налога было удержано из ваших выплат в соответствии с вашими настройками W-4. Также в форме зафиксированы ваши взносы в социальное обеспечение и Medicare, что обеспечивает правильный зачет в будущие пособия. Если вы работали в штате или муниципалитете с налогом на доходы, эти удержания также отображаются здесь. Кроме того, в W-2 содержатся записи о взносах на пенсию и страховых взносах на здоровье, оплаченных через предналоговые вычеты.

Точность этой информации напрямую влияет на вашу налоговую отчетность. Любое несоответствие между вашими доходами и данными W-2 вызовет запрос IRS.

Когда ваш работодатель отправляет вам W-2? Ключевой срок

IRS устанавливает четкий срок: работодатели должны отправить формы W-2 своим сотрудникам до 31 января следующего года. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Этот график действует для всех работодателей по всей стране, обеспечивая работникам достаточное время для подготовки и подачи налоговых деклараций до срока 15 апреля.

Для налогового года 2023 все W-2 должны были быть отправлены по почте или переданы электронно к 31 января 2024 года. Этот срок 31 января является обязательным, и работодатели, пропустившие его, сталкиваются с серьезными последствиями.

Что делать, если вы еще не получили свой W-2?

Если срок прошел, а ваш W-2 не пришел, действуйте немедленно.

Обратитесь напрямую в отдел кадров или бухгалтерию вашего бывшего работодателя. Запросите форму и подтвердите ваш текущий адрес или электронную почту. Если вы переехали после увольнения, ваш W-2 мог быть отправлен по устаревшему адресу. Попросите назвать предполагаемую дату доставки.

Проверьте возможность электронной доставки. Многие работодатели сейчас предлагают безопасные онлайн-порталы, где сотрудники могут скачать свои W-2. Если ваш предыдущий работодатель предоставляет такую услугу, войдите в систему и скачайте форму напрямую.

Обратитесь в IRS, если работодатель не отвечает. Позвоните по номеру 1-800-829-1040, предоставьте свои личные данные, информацию о работодателе, даты работы и примерные сведения о доходах и удержаниях с вашего последнего платежного чека. IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени.

Подавайте декларацию без ожидания, если приближается срок 15 апреля. У вас есть два варианта: запросить шестимесячное продление с помощью формы 4868 (, которая продлевает срок подачи, но не срок оплаты — оцените свои налоги и оплатите их до 15 апреля), или подайте декларацию с помощью формы 4852, заменяющей W-2, которая позволяет вам оценить свой доход и удержания. Учтите, что значительные расхождения между вашими оценками и фактическим W-2 могут потребовать подачи исправленной декларации позже. Работа с налоговым специалистом поможет вам правильно разобраться в ситуации.

Штрафы работодателей: цена несоблюдения требований

Работодатели, которые не отправляют формы W-2 вовремя — или вообще — сталкиваются с крупными штрафами без верхней границы. На 2024 год структура штрафов следующая:

• До 30 дней после срока: $60 за форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или неподача: $310 за форму
• Умышленное игнорирование: $630 за форму

Эти штрафы начисляются за каждую форму, отправленную в IRS, и за каждую копию, предоставленную сотруднику. Компания с 10 сотрудниками, которая подаст формы в сентябре, заплатит штраф в размере $6,200 ($310 × 2 копии × 10 сотрудников), плюс проценты, что значительно увеличит общие расходы.

Степень серьезности этих штрафов стимулирует работодателей соблюдать срок 31 января. В совокупности с начислениями IRS по процентам финансовое бремя для несоблюдающих требований бизнесов может быстро возрасти, делая своевременную выдачу W-2 приоритетом, а не второстепенной задачей.

Понимание этих сроков и требований защищает как ваш процесс подачи налоговой декларации, так и обеспечивает выполнение работодателем своих юридических обязательств.