Крайние сроки подачи формы W-2 работодателем: юридические требования и финансовые последствия

2026-01-04 16:17:50

Когда работодатели должны выдавать формы W-2 уволенным сотрудникам? Этот вопрос становится актуальным для многих работников в налоговый сезон. Ответ прост: работодатели обязаны предоставить формы W-2 не позднее 31 января следующего за налоговым годом, но понимание всех нюансов — от содержания формы до штрафных санкций за несоблюдение — важно как для работодателей, так и для работников.

Понимание формы W-2 и её назначения

Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», служит официальным документом, который работодатели используют для учета компенсации сотрудника и удержанных налогов. Этот документ содержит важную информацию, включая общую сумму заработанных доходов, чаевых и других выплат за налоговый год.

Форма разбита на несколько ключевых финансовых категорий. Доходы — это общая сумма вознаграждения за год. Удержанный федеральный налог показывает, сколько было удержано из зарплаты в соответствии с налоговыми выборами. Взносы в социальное обеспечение и Medicare отображаются отдельно, чтобы обеспечить правильный зачет для будущих пособий. Для работников в штатах или муниципалитетах с налогами на доходы также указываются соответствующие суммы удержаний. Дополнительные записи могут включать взносы в пенсионные планы, страховые взносы по предналоговым программам, а также другие fringe benefits.

Копии этой формы получают как работодатель, так и IRS. Точность данных напрямую влияет на соответствие налоговых деклараций работников записям IRS — любые расхождения могут вызвать запросы со стороны налогового органа.

Законодательные сроки: когда работодатели обязаны выдавать формы W-2

Федеральные нормативы устанавливают четкий срок: работодатели должны обеспечить получение форм W-2 работниками не позднее 31 января следующего за налоговым годом. Если эта дата приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Например, формы за 2023 год должны быть выданы не позднее 31 января 2024 года.

Этот срок специально выбран так, чтобы работники имели достаточно времени до срока подачи налоговой декларации 15 апреля для сбора документов и подготовки деклараций.

Значительные штрафы за задержку или отсутствие форм

Если работодатели не выполняют обязательства по предоставлению форм W-2, IRS налагает штрафы, которые быстро накапливаются. Эти штрафы применяются за каждую форму, причем отдельные копии идут как в IRS, так и каждому сотруднику, что увеличивает общие издержки.

Текущая структура штрафов на 2024 год включает:

Задержка до 30 дней или менее: $60 за форму
От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
После 1 августа или непредставление: $310 за форму
Намеренное игнорирование: $630 за форму

Рассмотрим практический пример: компания, нанимающая 10 сотрудников, задерживает выдачу W-2 до сентября и платит штраф $310 за форму. Поскольку каждый сотрудник получает одну форму, а IRS — одну основную, сумма штрафов составляет $620 , умноженное на 10 сотрудников — всего $6 200 только штрафов. IRS дополнительно начисляет проценты на эти штрафы, что значительно увеличивает итоговые расходы.

Максимальный лимит штрафов не установлен, поэтому крупные работодатели с сотнями сотрудников могут столкнуться с очень крупными финансовыми обязательствами.

Как получить недостающие формы W-2: пошаговый план действий

Если предыдущий работодатель не предоставил форму W-2 к позднему январю или началу февраля, работники должны предпринять систематические действия.

Обращение напрямую к работодателю — первый шаг. Свяжитесь с отделом кадров или бухгалтерией, попросите отправить форму по вашему текущему адресу. Проверьте правильность вашего почтового или электронного адреса, так как формы, отправленные по устаревшим данным, не доходят.

Онлайн-порталы — альтернативный способ. Многие работодатели сейчас предоставляют доступ к W-2 через защищенные цифровые системы. Проверьте, есть ли у вашего бывшего работодателя такая услуга, и получите форму в электронном виде, если она доступна.

Помощь IRS — актуальна, если усилия работодателя не увенчались успехом. Позвоните по номеру 1-800-829-1040, подготовьте свой номер социального страхования, даты работы, предполагаемый доход по последним платежным ведомостям и контактные данные бывшего работодателя. IRS вмешается и поможет вам.

Варианты подачи при отсутствии формы W-2

Если к 15 апреля форма не получена, это не означает, что нужно пропускать срок подачи.

Запрос на продление можно оформить с помощью формы 4868. Это дает дополнительные шесть месяцев для подачи, однако не продлевает срок уплаты налогов. Работники должны оценить налоговые обязательства по последним платежным ведомостям и уплатить их до 15 апреля, а полную декларацию подать, как только форма W-2 будет получена или будет получена выписка о доходах и налогах (Wage and Income Transcript) от IRS — обычно к июню или июлю (.

Предварительная подача — еще один вариант. Форма 4852 )замена формы W-2( позволяет работникам подавать декларацию, основываясь на разумных оценках доходов и удержаний, исходя из имеющихся данных. Значительные расхождения между оценками и фактическими данными W-2 могут потребовать подачи исправленной декларации позже.

Налоговые специалисты могут помочь, если возникают вопросы о точности, и помочь избежать проблем с IRS в будущем.

Итог: когда работодатели должны выдавать формы W-2? Не позднее 31 января, без исключений. Соблюдение этих требований защищает как работодателей от крупных штрафов, так и работников — от задержек или ошибок при подаче налоговых деклараций.

Посмотреть Оригинал

На этой странице может содержаться сторонний контент, который предоставляется исключительно в информационных целях (не в качестве заявлений/гарантий) и не должен рассматриваться как поддержка взглядов компании Gate или как финансовый или профессиональный совет. Подробности смотрите в разделе «Отказ от ответственности» .