Memahami Timeline W-2 Anda: Kapan Pengusaha Anda Harus Mengirimkannya dan Apa yang Terjadi Jika Mereka Tidak Melakukannya

2026-01-04 16:21:40

Musim pajak bisa terasa membebani, terutama saat Anda menunggu dokumen penting dari mantan pemberi kerja Anda. Jika Anda meninggalkan pekerjaan selama tahun tersebut, memahami kapan mantan pemberi kerja harus mengirimkan W-2 Anda dan penalti apa yang berlaku untuk ketidakpatuhan sangat penting untuk mengajukan tepat waktu.

Formulir W-2: Dasar Pajak Anda

Formulir W-2, secara resmi dikenal sebagai Wage and Tax Statement, adalah tulang punggung pengembalian pajak Anda. Pemberi kerja Anda menggunakan dokumen ini untuk melaporkan penghasilan dan pemotongan pajak kepada Anda dan IRS. Formulir ini mencakup beberapa informasi penting:

Rincian kompensasi mencerminkan total gaji, upah, tips, dan penghasilan lain selama tahun tersebut. Informasi pemotongan pajak menunjukkan berapa banyak pajak penghasilan federal yang dipotong dari gaji Anda berdasarkan pilihan W-4 Anda. Formulir ini juga mendokumentasikan kontribusi payroll Anda ke Jaminan Sosial dan Medicare, memastikan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan Anda. Jika Anda bekerja di negara bagian atau daerah dengan pajak penghasilan, pemotongan tersebut juga muncul di sini. Selain itu, W-2 mencakup catatan kontribusi pensiun dan premi asuransi kesehatan yang dibayar melalui potongan sebelum pajak.

Keakuratan informasi ini secara langsung memengaruhi pengajuan pajak Anda. Ketidaksesuaian antara penghasilan yang Anda laporkan dan data W-2 akan memicu penyelidikan IRS.

Kapan Pemberi Kerja Mengirimkan W-2 Anda? Batas Waktu Penting

IRS menetapkan batas waktu yang jelas: pemberi kerja harus mengirimkan formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, batas waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Jadwal ini berlaku untuk semua pemberi kerja di seluruh negeri, memastikan pekerja memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan dan mengajukan pengembalian pajak mereka sebelum tenggat waktu 15 April.

Untuk tahun pajak 2023, semua W-2 harus telah diposkan atau dikirim secara elektronik paling lambat 31 Januari 2024. Batas waktu 31 Januari ini tidak dapat dinegosiasikan, dan pemberi kerja yang melewatkannya menghadapi konsekuensi yang signifikan.

Bagaimana Jika Anda Belum Menerima W-2 Anda?

Jika batas waktu telah berlalu dan W-2 Anda belum tiba, segera ambil tindakan.

Hubungi langsung departemen payroll atau HR dari mantan pemberi kerja Anda. Minta formulir tersebut dan konfirmasi alamat atau email Anda saat ini. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, W-2 Anda mungkin telah dikirim ke alamat yang sudah tidak berlaku. Tanyakan perkiraan tanggal pengiriman.

Periksa opsi pengiriman elektronik. Banyak pemberi kerja sekarang menawarkan portal online yang aman di mana karyawan dapat mengunduh W-2 mereka. Jika pemberi kerja sebelumnya menyediakan layanan ini, masuk dan ambil formulir Anda langsung.

Hubungi IRS jika pemberi kerja tidak merespons. Telepon 1-800-829-1040 dengan rincian pribadi Anda, informasi pemberi kerja, tanggal kerja Anda, dan perkiraan penghasilan serta pemotongan dari slip gaji terakhir Anda. IRS akan menindaklanjuti dengan mantan pemberi kerja Anda atas nama Anda.

Ajukan pengembalian tanpa menunggu jika tenggat 15 April mendekat. Anda memiliki dua opsi: meminta perpanjangan enam bulan menggunakan Formulir 4868 (yang memperpanjang waktu pengajuan tetapi bukan waktu pembayaran—perkirakan pajak Anda dan bayar sebelum 15 April), atau mengajukan menggunakan Formulir 4852, pengganti W-2 yang memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pemotongan Anda. Perlu diingat bahwa ketidaksesuaian signifikan antara perkiraan Anda dan W-2 sebenarnya mungkin memerlukan pengajuan pengembalian yang diubah nanti. Bekerja dengan profesional pajak dapat membantu Anda menavigasi situasi ini secara akurat.

Penalti Pemberi Kerja: Biaya Ketidakpatuhan

Pemberi kerja yang gagal mengirimkan formulir W-2 tepat waktu—atau sama sekali—menghadapi penalti finansial yang besar tanpa batas atas. Untuk tahun 2024, struktur penalti adalah:

Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
Terlambat 31 hari hingga 1 Agustus: $120 per formulir
Setelah 1 Agustus atau tidak diajukan: $310 per formulir
Disregard dengan sengaja: $630 per formulir

Penalti ini berlaku per formulir yang dikirim ke IRS dan per salinan yang diberikan kepada setiap karyawan. Sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang mengajukan pada bulan September akan menghadapi penalti sebesar $6.200 ($310 × 2 salinan × 10 karyawan), ditambah bunga yang meningkatkan total biaya secara signifikan.

Tingkat keparahan penalti ini mendorong pemberi kerja untuk mematuhi batas waktu 31 Januari. Dikombinasikan dengan penilaian bunga IRS, beban finansial pada bisnis yang tidak patuh dapat meningkat dengan cepat, menjadikan distribusi W-2 tepat waktu sebagai prioritas bisnis daripada hal yang terlupakan.

Memahami jadwal waktu dan persyaratan ini melindungi proses pengajuan pajak Anda dan memastikan pemberi kerja memenuhi kewajiban hukum mereka.

Lihat Asli

Halaman ini mungkin berisi konten pihak ketiga, yang disediakan untuk tujuan informasi saja (bukan pernyataan/jaminan) dan tidak boleh dianggap sebagai dukungan terhadap pandangannya oleh Gate, atau sebagai nasihat keuangan atau profesional. Lihat Penafian untuk detailnya.