فهم جدول زمني لـ W-2 الخاص بك: متى يجب على صاحب العمل إرساله وماذا يحدث إذا لم يفعل

موسم الضرائب قد يشعر البعض بالإرهاق، خاصة عندما تنتظر المستندات الضرورية من صاحب العمل السابق. إذا تركت وظيفة خلال العام، فإن فهم موعد إرسال صاحب العمل السابق لنموذج W-2 وما العقوبات المطبقة على عدم الامتثال أمر حاسم لتقديم الإقرار في الوقت المحدد.

نموذج W-2: أساس ضرائبك

نموذج W-2، المعروف رسميًا ببيان الأجور والضرائب، هو العمود الفقري لإقرارك الضريبي. يستخدم صاحب العمل هذا المستند للإبلاغ عن أرباحك وخصومات الضرائب لكل من أنت و IRS. يلتقط النموذج عدة معلومات مهمة:

تفاصيل التعويض تعكس إجمالي أجورك، راتبك، البقشيش، وأرباح أخرى على مدار العام. معلومات حجز الضرائب تظهر مقدار ضريبة الدخل الفيدرالية التي تم خصمها من رواتبك بناءً على اختيارات W-4 الخاصة بك. كما يوثق النموذج مساهمات الرواتب في الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية، لضمان الاعتماد الصحيح على فوائدك المستقبلية. إذا عملت في ولاية أو منطقة ذات ضرائب دخل، تظهر تلك الخصومات هنا أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن W-2 سجلات مساهمات التقاعد وأقساط التأمين الصحي المدفوعة من خلال خصومات قبل الضرائب.

دقة هذه المعلومات تؤثر مباشرة على تقديمك الضريبي. أي عدم تطابق بين دخلك المبلغ عنه وبيانات W-2 سيؤدي إلى استفسار من IRS.

متى يرسل عملك W-2 الخاص بك؟ الموعد النهائي الحاسم

تفرض IRS موعدًا نهائيًا واضحًا: يجب على أصحاب العمل إرسال نماذج W-2 للموظفين بحلول 31 يناير من العام التالي. إذا وقع هذا التاريخ في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية، يُمدد الموعد إلى يوم العمل التالي. ينطبق هذا الجدول الزمني على جميع أصحاب العمل في جميع أنحاء البلاد، لضمان أن يكون لدى العمال وقت كافٍ للتحضير وتقديم إقراراتهم الضريبية قبل موعد 15 أبريل.

بالنسبة لعام الضرائب 2023، يجب أن تكون جميع W-2s مختومة بالبريد أو مرسلة إلكترونيًا بحلول 31 يناير 2024. هذا الموعد النهائي في 31 يناير لا يقبل التفاوض، وأصحاب العمل الذين يتخلفون عن ذلك يواجهون عواقب كبيرة.

ماذا لو لم تتلق W-2 الخاص بك بعد؟

إذا مر الموعد النهائي ولم تصل W-2 الخاصة بك، اتخذ إجراءً فورياً.

تواصل مباشرة مع قسم الرواتب أو الموارد البشرية في صاحب العمل السابق. اطلب النموذج وتأكد من عنوانك أو بريدك الإلكتروني الحالي. إذا انتقلت منذ ترك الوظيفة، قد يكون تم إرسال W-2 إلى عنوان قديم. اطلب تقديرًا لتاريخ التسليم.

تحقق من خيارات التسليم الإلكتروني. تقدم العديد من الشركات الآن بوابات إلكترونية آمنة يمكن للموظفين من خلالها تنزيل W-2 الخاصة بهم. إذا كان صاحب العمل السابق يوفر هذه الخدمة، قم بتسجيل الدخول واسترجع النموذج مباشرة.

اتصل بـ IRS إذا لم يستجب صاحب العمل. اتصل على الرقم 1-800-829-1040 مع تفاصيلك الشخصية، معلومات صاحب العمل، تواريخ عملك، وتقدير أرباحك وخصوماتك من قسيمة الراتب النهائية. ستتابع IRS مع صاحب العمل السابق نيابة عنك.

قدم الإقرار دون انتظار إذا اقترب موعد 15 أبريل. لديك خياران: طلب تمديد لمدة ستة أشهر باستخدام النموذج 4868 ( الذي يمدد وقت التقديم ولكن ليس وقت الدفع—قم بتقدير ضرائبك ودفعها بحلول 15 أبريل)، أو التقديم باستخدام النموذج 4852، وهو بديل لـ W-2 يسمح لك بتقدير دخلك وخصوماتك. كن على علم أن الفروقات الكبيرة بين تقديراتك وبيانات W-2 الفعلية قد تتطلب تقديم إقرار معدل لاحقًا. العمل مع محترف ضرائب يمكن أن يساعدك على التنقل في هذا الوضع بدقة.

عقوبات صاحب العمل: تكلفة عدم الامتثال

أصحاب العمل الذين يفشلون في إرسال نماذج W-2 في الوقت المحدد—أو على الإطلاق—يواجهون غرامات مالية كبيرة بدون حد أعلى. لعام 2024، هيكل الغرامات هو:

• حتى 30 يومًا متأخرًا: $60 لكل نموذج
• من 31 يومًا حتى 1 أغسطس: $120 لكل نموذج
• بعد 1 أغسطس أو عدم التقديم: $310 لكل نموذج
• التمادي المتعمد: $630 لكل نموذج

تُطبق هذه الغرامات على كل نموذج يُقدم إلى IRS وعلى كل نسخة تُعطى لكل موظف. شركة بها 10 موظفين تقدم في سبتمبر، ستواجه غرامات تصل إلى 6,200 دولار ($310 × 2 نسخ × 10 موظفين)، بالإضافة إلى فوائد تزيد من التكلفة الإجمالية بشكل كبير.

شدة هذه العقوبات تحفز أصحاب العمل على الالتزام بموعد 31 يناير. مع تقييمات الفوائد من IRS، يمكن أن تتصاعد العبء المالي على الشركات غير الممتثلة بسرعة، مما يجعل توزيع W-2 في الوقت المحدد أولوية عمل بدلاً من مهمة ثانوية.

فهم هذه الجداول الزمنية والمتطلبات يحمي عملية تقديم الضرائب الخاصة بك ويضمن التزام صاحب العمل بالتزاماته القانونية.